Hãy học cách quản lý năng lượng thay vì quản lý thời gian

Thời gian của con người là có hạn, bạn có thể làm việc 10 tiếng thậm chí là 12 tiếng mỗi ngày liệu có đủ? Hay duy trì được như vậy trong bao lâu? Chính xác thì quản lý năng lượng của bản thân mới là điều tối quan trọng.

Cơ thể: Năng lượng thể chất

Hãy bắt đầu bằng việc tập trung vào năng lượng thể chất. Không đủ dinh dưỡng, ít vận động, thiếu ngủ và nghỉ ngơi làm giảm năng lượng "cơ bản" của con người, cũng như khả năng quản lý cảm xúc và tập trung bị giảm sút. Bị bủa vây bởi những đòi hỏi của vị trí và cuộc sống, các nhà điều hành thường không tìm ra cách để thực hiện thường xuyên, đều đặn những hành vi tốt cho sức khỏe thể chất.

Gary Faro, Phó chủ tịch của ngân hàng Wachovia tại Mỹ, bị thừa cân, ăn uống rất vớ vẩn, lười vận động, làm việc nhiều giờ liền và gần như không được ngủ quá năm hoặc sáu tiếng mỗi đêm.

Faro bắt đầu thay đổi bằng cách đi ngủ theo thời gian biểu mới và ngủ lâu hơn. Kế đến, ông thay đổi thói quen ăn hai bữa và ăn rất nhiều thành các bữa ăn ít hơn, xen kẽ là bữa ăn nhẹ cách nhau mỗi ba tiếng đồng hồ. Mục đích là giúp ổn định nồng độ glucose cho cả ngày, tránh lên và xuống đột ngột. Nhờ thế, Faro giảm cân đáng kể nhưng mức độ năng lượng lại tăng cao.

Một thói quen khác mà Faro áp dụng là nghỉ giải lao ngắn và đều đặn. Điều này cũng thuận theo chu trình sinh học của con người. Sau thời gian tràn đầy năng lượng từ 90-120 phút thì cơ thể chúng ta chậm lại và chuyển từ trạng thái dồi dào năng lượng sang trạng thái uể oải, muốn được nghỉ ngơi. Những dấu hiệu là ngáp, đói và khó tập trung nhưng thường chúng ta hay phớt lờ và tiếp tục làm việc. Hệ quả là năng lượng còn lại của chúng ta càng sụt giảm khi về cuối ngày. Thời gian nghỉ dài hay ngắn không quan trọng mà quan trọng là chất lượng. Chỉ cần vài phút bạn cũng có thể phục hồi tốt bằng cách nghe nhạc hay đi bộ.

Chất lượng của năng lượng quyết định cảm xúc

Khi con người có thể kiểm soát cảm xúc, họ có thể cải thiện chất lượng của năng lượng dù cho có phải đối mặt với áp lực bên ngoài. Để làm được điều này, đầu tiên họ cần ý thức rõ hơn về cách mà họ cảm nhận trong suốt ngày làm việc và ảnh hưởng của những cảm xúc này đối với hiệu quả công việc. Hầu hết mọi người đều nhận ra rằng họ làm việc tốt nhất khi có nguồn năng lượng tích cực.

Đối diện với những đòi hỏi liên tục và các thách thức, con người có xu hướng sa vào những cảm xúc tiêu cực hoặc giải quyết vấn đề theo kiểu chống đối. Dễ trở thành giận dữ và mất kiên nhẫn, hoặc lo âu và bất an có thể làm năng lượng trong cơ thể tiêu tan, làm cho bạn không thể tư duy một cách sáng suốt và logic.

Một thói quen đơn giản để hóa giải các cảm xúc tiêu cực là tập thở. Hít thật sâu, sau đó thở ra trong khoảng năm hoặc sáu giây sẽ giúp thư giãn và tạm nguôi những cảm xúc tiêu cực.

Thể hiện lòng biết ơn với người khác là một thói quen tạo điều kiện cho các cảm xúc tích cực và có lợi với cả người cho lẫn người nhận. Gửi mail, gọi điện, nói chuyện trực tiếp hoặc viết tay, càng cụ thể và chi tiết thì tác động càng cao.

Tâm trí: Tập trung năng lượng

Nhiều nhà quản trị xem việc đa nhiệm (multi-tasking) là điều cần thiết do họ phải đáp ứng quá nhiều yêu cầu, nhưng thực ra đa nhiệm làm hỏng hiệu quả. Phải chuyển đổi sự chú ý từ việc này sang việc khác - đang trả lời email thì bận nghe điện thoại chẳng hạn - làm tăng thời lượng cần để hoàn tất việc chính yếu lên 25%. Hoàn toàn tập trung vào một việc nào đó trong 90-120 phút, giải lao thật sự, rồi tập trung vào việc kế tiếp, sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Cách phân bổ này cũng giống như “chạy nước rút” theo đồng hồ sinh học: cố hết sức trong khi cơ thể hưng phấn, nghỉ ngơi khi trì trệ.

Chúng ta có thể tạo nên những thói quen giúp giảm thiểu những gián đoạn xảy ra liên tục. Chẳng hạn, rời bàn làm việc đi vào phòng họp để tránh xa điện thoại và email khi có việc cần phải tập trung. Hoặc thay đổi thói quen trả lời email ngay lập tức thành thói quen kiểm tra email mỗi ngày hai lần.

Một thói quen tập trung rất hiệu quả của các nhà quản trị thành công là xác định trước thách thức quan trọng nhất của ngày hôm sau vào mỗi buổi tối và đưa việc này thành ưu tiên hàng đầu khi họ đến văn phòng vào mỗi buổi sáng.

Năng lượng đến từ ý nghĩa và mục đích

Con người có thể tận dụng được năng lượng tinh thần khi công việc hằng ngày và các hoạt động của họ đồng nhất với những gì mà họ đánh giá cao, mang lại cho họ cảm giác sống có ý nghĩa.

Nếu việc mà bạn đang làm thật sự có ý nghĩa với bản thân, bạn sẽ cảm thấy tích cực hơn, tập trung hơn và thể hiện sự kiên trì cao hơn. Đáng tiếc là với yêu cầu và tốc độ cao của đời sống hiện nay không cho chúng ta nhiều thời gian để chú ý những chuyện này và nhiều người thậm chí không nhận ra là ý nghĩa hay mục đích chính là một nguồn năng lượng vô cùng mạnh mẽ.

Khi gặp bế tắc trong bất cứ phương diện nào của cuộc sống, hãy suy nghĩ và hành động chậm lại. Tự đánh giá xem hiện tại mình có năng lượng và động lực đến từ mục đích hay không?

Tham khảo HBR/DNCT

Những hình ảnh ấn tượng nhất lọt vào chung kết cuộc thi ảnh Smithsonian lần thứ 14 của Mỹ

Long.J