Biết 7 mẹo soạn email này, công việc của bạn sẽ trôi chảy hơn

Một nghiên cứu Đại học London phát hiện ra rằng những người thường xuyên kiểm tra e-mail của họ có thể bị sụt giảm IQ lên tới 10 điểm. Không chỉ vậy, nhiều doanh nghiệp ước tính có thể thiệt hại 650 triệu USD mỗi năm do nhân viên chưa biết cách sử dụng email hiệu quả.

1. Viết tốt dòng tiêu đề

Hãy thêm một động từ vào dòng tiêu đề (xác nhận, thảo luận, xem xét lại,…) để giúp người nhận hiểu được những gì họ cần làm một cách nhanh chóng. Cách làm này sẽ giúp tạo ra mục tiêu rõ ràng khi bạn viết email. Nhưng hãy chắc chắn rằng đó là những từ, cụm từ thân thiện.

2. Luôn giữ trong đầu 5 câu hỏi khi soạn mail

Một email hiệu quả sẽ trả lời những câu hỏi: Bạn là ai? Bạn muốn gì? Tại sao bạn yêu cầu? Tại sao tôi nên giúp đỡ? Cái gì tiếp theo? Nếu bạn có thể, cố gắng nhớ 5 câu hỏi này hoặc thậm chí ba hoặc bốn câu hỏi để hạn chế sự phân tâm khi soạn mail. Đồng thời, cũng là cách để bạn giữ được trọng tâm khi làm việc.

3. Giới hạn thời gian

Liên tục rà soát hộp thư là một sai lầm. Hãy tự thiết lập cho mình bộ đếm thời gian, chắc chắn bạn không muốn lãng phí hết thời gian vào email trong khi công việc trọng tâm còn chưa được giải quyết. Các chuyên gia khuyên bạn chỉ nên kiểm tra email 2 - 4 lần một ngày, khoảng 20 - 30 phút mỗi lần.

4. Sử dụng phương tiện liên lạc khác

Khi một cuộc thảo luận kéo dài và bạn cần reply (phản hồi) nhiều hơn 2 lần, hãy nhấc điện thoại lên hoặc nhấn ngay vào khung chat để trao đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu bạn đang ra khỏi văn phòng, có thể chuyển tiếp tin nhắn vào mục khẩn cấp để kịp thời xử lí.

5. Không trả lời

Chỉ trả lời khi cần thiết và không cần phải trả lời với tất cả những email không khẩn cấp. Không trả lời khi không có câu trả lời rõ ràng, chính xác. Nên dành thời gian để hiểu rõ vấn đề sau đó bắt đầu trò chuyện hoặc trả lời đúng yêu cầu.

6. Tự động hóa mọi thứ có thể

Hủy đăng ký các địa chỉ, kênh thông tin gây phiền phức. Tự động di chuyển các mục không quan trọng vào một thư mục không lưu trữ. Sử dụng các công cụ như Google Calendar để sắp xếp các cuộc họp, loại bỏ chuỗi email quảng cáo, miễn phí…

7. Luôn cảnh giác

Chỉ nên giữ lại hai loại email trong hộp thư: chưa đọc và những email quan trọng liên quan đến công việc. Khi đó, bạn dễ dàng tập trung vào những gì bạn cần phải thực hiện.

Theo Entrepreneur

Những cụm từ tuyệt đối không nên có trong một email chuyên nghiệp