Dọn sạch inbox là điều lãng phí thời gian: Nhà kinh tế học này sẽ chỉ cho bạn cách quản lý email nhanh hơn rất nhiều

Phong trào Inbox Zero (hay còn gọi là dọn sạch hộp thư đến) đã trở nên phổ biến suốt một thập kỷ qua. Được giới thiệu bởi Merlin Mann vào năm 2007, ban đầu Inbox Zero là một hệ thống quản lý sự lộn xộn và mất tập trung. Nhưng sau đó nó đã tiến hóa thành một triết học hiện đại, một phương tiện để đánh giá con người thông qua cách quản lý máy móc trong thế giới mà chúng ta đang sống.

Dan Ariely – nhà tâm lý và kinh tế học hành vi đến từ đại học Duke cho biết trong khi hành động dọn sách hộp thư đến có thể mang lại sự thỏa mãn như việc dọn dẹp tủ lạnh, nhưng nó lại là một việc lãng phí thời gian vô ích.

Chúng ta có xu hướng giải quyết những công việc như phân loại và trả lời email bởi vì chúng là những nhiệm vụ đứt đoạn. Sau khi hoàn thành những nhiệm vụ này, chúng ta cảm thấy có gì đó hài lòng. Nhưng trên thực tế, nó vẫn khiến chúng ta bị phân tán khỏi công việc đang làm, gây lộn xộn, bực bội và thiếu hiệu quả.

“Bạn có biết bao nhiêu người sung sướng đến tột độ khi nhìn thấy hộp thứ đến của mình còn 0 không. Đây không phải là thứ mang lại hạnh phúc lâu dài, nhưng bởi vì chúng hiện hữu và tức thời nên chúng luôn được ưu tiên hàng đầu”, Ariely cho biết.

Là một chuyên gia nghiên cứu hành vi, Ariely có những cách riêng để xử lý hộp thư đến của mình. Ông tạo ra một email trả lời tự động với danh sách câu hỏi thường gặp để cố gắng đoán trước hầu hết các email yêu cầu mà ông nhận được và một lời giải thích rằng ông sẽ không trả lời mọi email.

Mặc dù điều này không thực sự lý tưởng nhưng theo Ariely, cách làm này giúp ông truyền tải gánh nặng đến những người gửi email bằng cách đưa ra cho họ công cụ để tự trả lời câu hỏi của chính mình.

Nếu người đó vẫn tiếp tục gửi email, Ariely sẽ yêu cầu họ gửi một biểu mẫu yêu cầu khi nào họ muốn nhận được câu trả lời với các phương án lựa chọn: Tháng sau, Tuần sau, Ngày mai và Ngay khi có thể. Kết quả là chỉ có 2% những email mà Ariely nhận được gắn cờ “khẩn cấp”.

Trong khi những người ủng hộ Inbox Zero liên tục phải phân loại hộp thư đến của họ theo giờ thì hệ thống của Ariely lại giúp ông tiết kiệm được phần lớn thời gian và chỉ để dành thời gian quan trọng nhất đối phó với những email thực sự cần thiết.

“Khi bạn gửi một email cho ai đó, nó sẽ phát ra tiếng bíp, và ở một mức độ nào đó, chỉ trong khoảng vài giây, đối phương sẽ phải dừng mọi việc đang làm để đọc những gì mà bạn yêu cầu”, ông nói.

“Khi bị bắt phải đưa ra lựa chọn, rất hiếm người chọn: Hãy trả lời tôi ngay lập tức”, chuyên gia này kết luận.

Nếu gửi email cho đối tác hoặc ứng tuyển xin việc, tuyệt đối không nên gửi vào thứ 2!

Lưu An